Dijital Arşivleme Nedir?

Belge sayısallaştırma, kağıt belgeler, görüntüler veya diğer fiziksel biçimler biçimindeki analog bilgileri dijital verilere dönüştürme işlemidir. Belge sayısallaştırmanın amacı, çeşitli amaçlar için kullanılabilecek aranabilir ve kolay erişilebilir bir dijital arşiv oluşturmaktır.

Belge dijitalleştirme süreci, aşağıdakiler de dahil olmak üzere birkaç adıma bölünebilir:

Belge Hazırlama : Bu adım, fiziksel belgeleri tarama için hazırlamayı içerir. Bu, zımbaların veya ataşların çıkarılmasını, sayfaların açılmasını ve yırtılmış veya hasar görmüş belgelerin onarılmasını içerebilir.

Tarama : Belgeler hazırlandıktan sonra, fiziksel sayfaları dijital görüntülere dönüştüren özel ekipman kullanılarak taranır. Tarayıcılar tek sayfalı veya çok sayfalı olabilir ve düz yataklı veya yaprak beslemeli olabilir. Taramaların çözünürlüğü, dijital belgelerin kullanım amacına göre değişebilir.

Görüntü İyileştirme : Belgeler tarandıktan sonra, kalitelerini artırmak için dijital görüntüler geliştirilebilir. Bu, parlaklık ve kontrastı ayarlamayı, benekleri veya diğer kusurları kaldırmayı veya eğri sayfaları hizalamayı içerebilir.

Optik Karakter Tanıma (OCR) : OCR, taranan görüntüleri aranabilir metne dönüştüren bir işlemdir. OCR yazılımı taranan görüntüyü analiz eder ve sayfadaki karakterleri tanımaya çalışır. Ortaya çıkan metin daha sonra düzenlenebilir, aranabilir ve başka amaçlar için kullanılabilir.

İndeksleme : Dokümanlar tarandıktan ve sayısallaştırıldıktan sonra, genellikle kolay erişim için indekslenirler. Bu, belgelere yazar, başlık, tarih veya anahtar sözcükler gibi meta verilerin atanmasını içerebilir. Bu meta veriler daha sonra dijital arşivdeki belirli belgeleri aramak ve bulmak için kullanılabilir.

Kalite Kontrol: Son olarak, dijitalleştirilmiş belgeler doğru ve eksiksiz olduklarından emin olmak için gözden geçirilir. Bu, dijital görüntüleri fiziksel belgelerle karşılaştırmayı, OCR metnini hatalara karşı incelemeyi veya diğer kalite kontrollerini gerçekleştirmeyi içerebilir.

Belge dijitalleştirmenin faydaları çoktur. Sayısallaştırılmış belgeler kolayca paylaşılabilir, aranabilir ve internet bağlantısı olan her yerden erişilebilir. Ayrıca kayıp veya hasara karşı korumak için güvenli bir şekilde yedeklenebilir ve saklanabilirler. Ayrıca sayısallaştırılmış belgeler, fiziksel belgelerle mümkün olmayan veri analizi ve diğer amaçlar için kullanılabilir.

Sonuç olarak, belge sayısallaştırma, fiziksel belgelerin dijital verilere dönüştürülmesini içeren bir süreçtir. Bu süreç, belge hazırlama, tarama, görüntü geliştirme, OCR, indeksleme ve kalite kontrol gibi birkaç adımı içerir. Belge dijitalleştirmenin faydaları arasında gelişmiş erişilebilirlik, veri analizi yetenekleri ve güvenli depolama yer alır.

Dijital Arşivlemenin Avantajları

• Her tür dokümana ve veri kaynağına kolay erişilebilir ve bu bilgiler herhangi bir ek işleme gerek kalmadan paylaşılabilir.
• Dijital olarak arşivlenmiş dokümanlar gerekli önlemler alındığı taktirde yangın, su basması, hırsızlık, nem, küf gibi çevresel faktörlerden etkilenmezler
• Dijitalleştirilmiş veri kaynakları Docsimum - Doküman Yönetim Yazılımları gibi yazılımlar ile kullanıldığında gerekli yetkilendirme işlemleri yapılarak yetkisiz kişilerin her türlü bilgiye erişmeleri engellenmiş olur.
• Dokümanlara erişimin kolaylaşması sayesinde arşiv personeli bulunan firma ve kurumlarda doküman bulma ve tarama işi olmayacağı için ciddi oranlarda çalışan giderilerinde azalma sağlanır.
• Saklama zorunluluğu bulunmayan ama nadirende olsa ihtiyaç duyulan dokümanların dijitalleştirilmesinden sonra imha edilerek yer tasarrufu yapılmasına olanak sağlar.
• Aynı anda birden fazla kişinin aynı dokümanlar üzerinde çalışabilmesi sayesinde iş süreçlerinin daha hızlı tamamlanması ve dolayısıyla zamandan tasarruf edilir .
• Gerekli güvenlik önlemleri alınarak ofis dışından gece gündüz her tür cihazdan dijital olarak arşivlenmiş dokümanlara erişim sağlanabilir.
• Çok kullanılan dokümanların dosyadan çıkarma, kullanma ve geri koyulması esnalarında kirlenmesi, yıpranması, kaybolması veya başka bir dosyanın içerisine konularak arandığında bulunamaması gibi zararlar önlenmektedir.

Elera Yazılım ve Bilgi Teknolojileri LTD. olarak 20 yıllık yazılım ve dijitalleştirme deneyimimizle yeni dijitalleştirme teknolojilerini takip ederek bir çok firma ve devlet kurum ve kuruluşuna Dijital Arşiveleme ve Fiziksel Arşivleme hizmetlerini veriyoruz.

Dokümanları Nasıl Tarıyoruz?

Dokümanların saklanacağı ortam, indeks bilgileri ve kullanılacak yazılım gibi önemli noktalara müşterimiz ile karar verdikten sonra dokümanların karakteristiklerine uygun profesyonel cihazlarla tecrübeli personelimiz tarayarak bilgisayar ortamına aktarır. Taranan tüm dokümanlar aslına uygun olarak fiziksel olarak alındığı dosya ve arşiv dolabına yerleştirilir. Eş zamanlı olarak dokümanların indekslenmesi yazılım üzerinde yapılır. Yine eş zamanlı olarak kalite kontrolleri yapılarak hizmet tamamlanır.